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  • 信息超載使中國法律專業人士面臨前所未有的挑戰
    劉丹
    2010-10-26 10:56
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    2010年10月19日,據律商聯訊公司發布的全球職場工作效率調研顯示,中國法律專業人士在海量信息的沖擊下,面臨著前所未有的壓力。信息超載經常導致文件丟失,錯過與客戶的會面等。盡管與國外的同行相比,中國的法律精英們更有資格說其公司已經提供了相關的信息管理系統,但是他們中的大多數人還是認為雇主能夠提供更多的便利。

    作為全球領先的資訊和服務解決方案提供商,LexisNexis(律商聯訊)于2010年開展全球職場工作效率調研。此項調研是基于2008年一項類似調查 – 2年前的數據就對我們做出了信息超載預警:信息洪流正將美國的法律人士推向“信息承受斷裂點”。今年,此項調查延伸到美國、中國、南非、英國和澳大利亞五個國家的600名法律專業人士。調查結果顯示,這五個國家的法律專業人士們都在信息超載的困境中苦苦掙扎,并試圖向雇主尋求更多的支持。

    在中國,過半的法律專業人士表示,自2008年金融危機以來,他們必須處理的信息量大大增加。55%的人甚至表示如果信息量繼續增加,他們很快就會達到“信息承受斷裂點”,將無法再處理更多的信息。50%的人認為當自己無法負荷所有必須處理的信息時,他們會倍感挫折。有60%的受訪者表示有時候會苦于無法完成自己所有的任務。

    信息超載導致的工作質量明顯下降還體現在很多方面,例如:有42%的中國法律專業人士承認,由于行程安排上的溝通不力,他們每周都會缺席會議或者錯過與客戶的會面等,在美國該比率僅為15%。還有35%的人常常因找不到正確的信息而延誤工作期限,美國則僅為18%。此外,44%的受訪者表示他們在為客戶開具賬單時無法回憶起自己是如何花費時間的。在中國的法律專業人士中,超過60%的人表示自己每周至少需要還原一次丟失的文件。有50%的人宣稱大家對于信息管理的最佳方式都有不同的看法,這個數字明顯高于其他任何一個國家。

    LexisNexis(律商聯訊)大中華區商務運營總監龍曉紅女士表示:“時至今日,信息技術的發展使得海量信息唾手可得,但是獲取的容易和過濾的困難正成為影響法律專業人士工作效率的重要阻礙?!彼瑫r指出“丟失文件、缺席會議、以及項目逾期等現象不應該發生在法律人士身上,但是它們的確逐漸成為信息超載所帶來的普遍‘癥結’?!?/FONT>

    信息超載成為全球性的問題

    中國法律精英們面臨的信息超載問題其實是一個全球性的難題,很多法律人士表示他們在信息搜集上所花費的時間和真正在工作中使用信息的時間一樣多。

    在調查的五個國家中,來自南非、中國、英國三國超過50%的法律專業人士表示,自經濟衰退以來,他們出于 工作需要而必須處理的信息量大大增加(南非:68%,中國:52%,英國:52%,美國:48%,澳大利亞:34%)。

    調研結果顯示,職場人士平均每天要花費略超過一半(51%)的工作時間來接收和處理信息,而非在工作中真正使用這些信息。

    法律專業人士稱,他們每天工作中取得的信息中,有三分之一到一半的信息對于完成工作用處不大。

    被訪問的法律專業人士中,大部分人(87%)表示每周要查閱至少一次舊郵件或文檔,而平均有一半的受訪者表示,由于找不到以前創建的文檔,他們需要每周至少重新創建一次這些文檔。

    然而,與國外同行相比,中國的受訪者在下一代法律專業人士身上寄予了更多的希望,有87%的受訪者認為那些剛剛進入法律行業的新人已經做好充分準備,去面對他們工作中即將要管理的信息量。相比之下,英國在調查中名列第二,有46%的受訪者認同此觀點,而澳大利亞只有20%。

    尋求解決方案

    盡管五個國家中的大部分法律專業人士都聲稱其公司在過去兩年中采取了一些措施來幫助他們更加有效地管理信息,但法律專業人士堅信他們的雇主可以做得更多。法律專業人士特別表示,他們歡迎根據其行業特別訂制的個性化工具以及培訓,以此來幫助他們成功地管理海量的信息。

    縱觀各國,有87%的法律專業人士稱他們的雇主已經采取了至少一項行動,例如升級電腦及使用更先進的軟件;提供可以聯合辦公的工具以提高效率;以及提供特別為法律專業人士設計的信息管理技術。

    中國的律師事務所和其他雇主為中國法律專業人士所作的努力要超過美國同業。例如,在中國,52%的法律專業人士表示他們的公司為其提供了特別為法律專業設計的信息管理技術,而相比之下,美國只有24%。

    超過90%(93%)的中國法律專業人士及超過四分之三(77%)的美國法律專業人士表示,如果他們使用的軟件工具是根據其工作方式特別設計的,將會大大提高他們的工作效率;而84%的中國法律專業人士和70%的美國法律專業人士表示,如果他們不需要在各個應用程序中切換工作,他們的工作將會更高效。

    “好消息是,相對于那些沒有注意到這個問題的公司,能夠切實解決這個問題的律師事務所和其他公司可以在這個行業里取得優勢,” LexisNexis(律商聯訊)大中華區董事總經理張志雄先生談到:“雇主們若能夠主動承擔責任,投資于定制技術、工具及員工培訓方面,則能夠避免產能下降帶來的巨額損失?!?nbsp;

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